端末やサーバーのリプレース、新システムの導入、既存システムの再構築など大きなプロジェクトが始まると担当者様にはとても大きな負担がかかります。新しい仕組みの学習をしながら、ユーザー部門の要件をとりまとめ、予算化し経営陣に答申するための資料作りも必要となるでしょう。企画段階でミスや見落としがあれば、稼働までの工程や稼働後の運用に重大な影響が出ることもあります。一流のSIベンダーが取り組む案件でも、スケジュールの遅延や予算オーバーなどの問題が起きることも少なくなくありません。システムができあがった後でも、ユーザー部門が期待していたイメージと実際の機能にギャップがあり、「動かないコンピュータ」化してしまうこともあります。
現場の業務と情報システムの両方に精通し、企画書の作成などの文書化もできるメンバーが何人かいれば、こうしたリスクを最小限に抑え、プロジェクトの成功確率を上げることができるでしょう。しかし社内にこうした人材がいたとしても、このような人は多忙である事が多く、じっくりプロジェクトに専念できる体制をつくるのは難しいのではないでしょうか。かといって、システム経験の浅い若手だけに任せては、ITベンダーの提案内容を十分に吟味する事ができず、業務経験のないIT担当者に任せてもベンダーに要件のニュアンスを正しく伝えるのは難しいでしょう。
大きな案件では、複数社でコンペを行う事で提案内容や経済条件を有利にする事が可能です。一方、提案を募るためにはRFP文書の作成や提案の公平な比較検討を行うため作業負荷が増えてしまいます。複数社から提案を募る場合、各社の提案が同じレベルの品質で提案しているとは限らないので、単に最も安い提案を採用する訳にはいきません。各社から出された提案内容を分析して、同じレベルになるよう変更を求め再提案を頂く必要もあるでしょうし、機能。性能のどこに差異があるのあを見極めて評価を行う事も重要です。
対策として、システムの企画段階で外部リソースの導入をご検討頂きたいと思います。業界の知識とIT経験が豊富なメンバーが加わる事により、プロジェクト運営がスムースになります。要件定義や企画書作成など時間のかかる業務を外注すれば、多忙でプロジェクトへの専念が難しいご担当者様の負担を減らし、人材ネックによる進捗の遅延を防ぐ事ができます。もちろん、これらの支援をITベンダーに依頼する事も可能だと思いますが、コンペ形式で複数のベンダーから提案を募る場合にはベンダー色の偏らない中立的なコンサルタントを使う方が選択の自由度が上がります。
弊社ではシステムのプロジェクトの成否を左右するシステム企画段階にフォーカスし以下のようなサポートを提供させて頂きます。大型プロジェクトの立ち上げ時は情報システム部門とは別にシステム企画部門があるのが理想ですが、何年かに１度あるかどうかのプロジェクトの為に組織を維持するのも現実的では無いでしょう。そこで、必要な時だけ弊社をあなたの会社の「システム企画部」として活用頂ければ幸いです。
＜サポート業務＞
・プロジェクトの要求定義書の作成。関連セクションや現場の現状や要望をヒアリングして実現したい最終ゴールと、その為のステップ展開をまとめます。
・要件定義／RFPの作成。業務的な要望に加え、システム面からの要求や将来の拡張性を盛り込んで、システム要件にまとめ、提案依頼書（RFP)化します。
・社内答申用の企画書の作成。経営陣への答申に使う、平易な言葉、投資と回収の明確化を意識した企画・答申資料の作成をお手伝いします。
・ベンダーのコンペに関する運営支援。RFPの説明に始まり、答申内容の分析し、できる事・できない事・明確でないことをまとめて比較資料を作成。
・ベンダー選定から稼働までのプロジェクト運営支援。定期開催の進捗会議の運営や課題一覧の管理・解決策のご提案。ユーザー教育プランの作成など。
